ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

ІНСТРУКЦІЯ

 з діловодства в Улашанівській сільській раді

та її виконавчому  комітеті

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Інструкція з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті (далі – Інструкція) встановлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій та електронних формах в Улашанівській сільській раді (далі- сільська рада), і визначає:

порядок проходження документа з моменту його створення, відправлення або одержання до моменту передавання до архівного підрозділу сільської ради, архівного відділу Славутської районної державної адміністрації, Державного архіву Хмельницької області;

загальні засади функціонування і використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом,  діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами, розпорядчими документами сільської ради та не можуть регулюватися цією Інструкцією.

Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

Інструкція розроблена відповідно до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 із змінами, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5, та ДСТУ 4163-2003.

2. У разі запровадження системи електронної системи електронного документообігу в  сільській раді основною формою провадження діловодства буде електронна.

На цей період в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки) здійснюється опрацювання окремих вихідних документів, що відправлені через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

До запровадження системи електронного документообігу в сільській раді документування управлінської інформації у паперовій формі застосовується до вхідних, вихідних, внутрішніх та розпорядчих документів сільської ради.

Документування управлінської інформації у паперовій формі застосовується також до:

документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронних документів, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документів, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

3. Відповідальність  за організацію діловодства в сільській раді, її виконавчому комітеті, структурних підрозділах сільської ради несуть, відповідно, сільський голова, секретар ради, керуючий справами, керівники структурних підрозділів сільської ради.

4. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

5. Організація діловодства в сільській раді покладається на службу діловодства сільської ради.

6. За організацію діловодства  та зберігання документів у структурних підрозділах виконавчого комітету сільської ради відповідають їх керівники, а у старостинських округах – старости.

7. Служба діловодства забезпечує:

розроблення інструкції з діловодства, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах (у разі запровадження);

розроблення номенклатури справ сільської ради;

реєстрацію та облік документів;

методичну допомогу та контроль за дотриманням установленого поряд­ку роботи з паперовими та електронними документами в сільській раді;

організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу сільської ради, архівного відділу Славутської районної державної адміністрації, Державного архіву Хмельницької області;

впровадження та нагляд за дотриманням сільською радою та її структурними підрозділами вимог цієї Інструкції та націо­нальних стандартів;

проведення систематичних перевірок стану діловодства у структурних підрозділах сільської ради;

дотримання вимог до підготовки паперових та електронних документів та організації роботи з ними;

інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими держав­ними установами через СЕВ ОВВ;

розроблення порядку проходження документів в сільській раді;

забезпечує організацію навчання працівників діловодних служб струк­турних підрозділів сільської ради з метою підви­щення їх кваліфікації.

8. Діловодство у  виконавчому комітеті, структурних підрозділах проводиться на підставі цієї Інструкції.

                     ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Загальні вимоги до створення документів  

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених цією Інструкцією правил  (додаток 1) інформація про управлінські дії.

10.  Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

11. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів у сільській раді визначається актами законодавства, Регламентом сільської ради, положеннями про структурні підрозділи виконавчого комітету сільської ради,  розподілом обов’язків між сільським головою, заступниками сільського голови, керуючим справами, секретарем сільської ради, рішеннями сільської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями сільського голови, посадовими інструкціями працівників сільської ради та цією Інструкцією.

12. В сільській раді номенклатурою справ визначається сукупність документів необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

13. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова,  рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом сільської ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

14. Документ повинен відповідати положенням чинних нормативно-правових актів та спрямовуватись на виконання сільською радою покладених на неї завдань і функцій.

15. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

16. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування сільської ради (структурного підрозділу) - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити (посилання на дату та індекс документа, відмітки про наявність додатків, відбиток печатки тощо), якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

17. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника уніфікованих (типових) форм документів сільської  ради.

18. Сільська рада здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

19.  Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи,  оформляються рукописним способом.

Бланки документів

20. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, які виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210х297 міліметрів) та А5 (210х148 міліметрів). Бланки формату А3 (297х420 міліметрів) використовують  для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від зони розташування реквізитів).

21. У сільській раді використовуються такі бланки документів:

загальний бланк (додаток 2);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа: розпорядження, рішення, наказ тощо) (додаток 3).

22. Структурний підрозділ виконавчого комітету сільської ради може оформлювати документи на бланку структурного підрозділу, у разі, коли його керівник має право підписувати документи в межах його повноважень.

23. Старости можуть використовувати в окремих випадках загальний бланк (додаток 2) та бланк для видачі довідок сільської ради (додаток 3.4.). У такому разі вони підписують документ та засвідчують своєю печаткою.

24. Виготовлення паперових бланків конкретних видів документів здійснюється поліграфічним способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів, якщо кількість зареєстрованих документів такого виду перевищує 2 тис. одиниць на рік, або наявними в сільській раді засобами копіювальної техніки, якщо кількість зареєстрованих документів менше 2 тис. одиниць.

25. Під час створення (проходження) в установі документів в електронній формі бланки можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.

26. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

27. Виготовлення бланків структурних підрозділів сільської ради забезпечується цими підрозділами самостійно відповідно до Типової інструкції та цієї Інструкції.

Зображення Державного Герба України

28. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII "Про Державний герб України".

29. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки та 12 міліметрів завширшки.

Коди

30. Код сільської ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

Найменування  установи

31. Найменування сільської ради повинне відповідати найменуванню, зазначеному в установчих документах. Скорочене найменування сільської ради вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа. 

Найменування структурного підроз­ділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розмі­щується нижче найменування установи.

Довідкові дані про установу

32. Довідкові дані про сільську раду містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування сільської ради або її структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

33. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на відповідному бланку друкованим чи машинописним способом та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

34. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.09.2019

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 вересня 2019 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 02 вересня 2019 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

35. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з  проходженням та виконанням документа (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа,  направлення його до справи тощо).

Реєстраційний індекс документів

36. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс (крім розпорядчих документів: рішень сільської ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень сільського голови) складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповняється індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, адресатів, виконавців, груп, видів документів тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ. Наприклад: 128/01-10, де 128 – порядковий номер, 01-10 – індекс справи за номенклатурою справ.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ та порядковий номер. Наприклад: 02-13/158, де 02-13 – індекс справи за номенклатурою справ, 158 – порядковий номер.

Розпорядчі документи сільської ради мають цифрово-літерну індексацію.

Реєстраційний індекс рішень сільської ради складається з групи цифр за формулою 00-11/2222, де 00 – порядковий номер рішення в межах сесії сільської ради, 11 – порядковий номер сесії сільської ради, 2222 – рік прийняття рішення.

Наприклад, 1-20/2019, де 1 – номер рішення, 20 – номер сесії сільської ради, 2019 – рік прийняття рішення.

Реєстраційний індекс рішень виконавчого комітету сільської ради складається з групи цифр  за формулою 00/1111, де 00 – порядковий номер рішення в межах календарного року, 1111 – рік прийняття рішення. Наприклад, 28/2019, де 28 – порядковий номер рішення, 2019 – рік прийняття рішення.

Реєстраційний індекс розпоряджень сільського голови складається з групи цифр та групи літер за формулою 0000-11, де 0000 – це порядковий номер в межах календарного року,  а 11 – це літерний індекс за змістом управлінської дії (з основної діяльності – «р», з кадрових питань – «к», про відпустки – «в», про відрядження – «від»). Наприклад, 48-к, де 48 – порядковий номер, «к» - зміст управлінської діяльності (кадрові питання).

Накази структурних підрозділів індек­су­ються літерними індексами: з кадро­вих питань – «к», про відпустки – «в», про відрядження – «від». Накази з основної діяльності не мають літерного індекса.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Посилання на документ

37. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Місце складення або видання

38. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат

39. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад: 

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Начальнику фінансово-економічного управління

                                                                         Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

                                                                         Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого-четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитися особисте звернення у кличному відмінку:

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні», відповідно, наприклад:

Гриф затвердження документа

40. Документ може бути затверджений розпорядчим документом або у випадках, зазначених у додатку 4, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом сільської ради.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Сільський голова

підпис, Власне ім’я Прізвище

12 березня 2019 року

У разі коли документ затверджується розпорядженням, постановою, рішенням, наказом, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви  (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження сільського голови

12.03.2019 № 109/2019-р

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша   документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

41. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмових формах, має такі обов’язкові складові: власне ім’я, прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

42. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Якщо у документі йдеться про кілька питань короткий зміст може бути узагальненим.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

43. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставляння літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

44. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції сільської ради, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр з крапкою, або без.

45. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.

46. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова «Продовження додатка».

Відмітки про наявність додатків

47. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

48. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

49. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

50. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 40  цієї Інструкції.

На додатках до розпорядження, наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

51. Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додатки підписуються на лицьовому боці останнього аркуша додатка секретарем сільської ради або керівниками структурних підрозділів сільської ради з ініціативи яких внесено проекти цих розпоряджень за зразком:

Начальник фінансового відділу              підпис                 Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Додатки повинні мати назву, що відповідає зазначеній у тексті розпорядчого документа.

Оформлені у вигляді додатків списки комісій, штабів, оргкомі­те­тів, ро­бочих груп тощо формуються за алфавітним порядком прізвищ запро­поно­ваних до їх складу осіб із зазначенням власних імен, посад за основ­ним місцем роботи. Керівництво таких органів перераховується на початку списку із зазначенням та в порядку важливості відведених їм функцій.

Якщо до складу цих органів запропоновані особи, що є працівни­ками установ, організацій, що не належать до сфери сільської ради, то обов’язкове зазначення їх згоди брати участь у роботі цих органів.

Списки представлених до нагородження осіб формуються за алфавітом їх прізвищ у межах усього списку або в межах населених пунктів, розташованих в алфавітному порядку.

Прізвища у списках не нумеруються.

52. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:      1. Довідка про виконання плану роботи сільської ради  за I                           

                     квартал 2019 року  на 5 арк. в 1 прим.

  2. Пропозиції до плану роботи сільської ради на I квартал

  2019 року на 3 арк. в 1 прим.

53. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2019 р.

                №595/04-12 і додаток до нього,

                всього на 20 арк. в 1 прим.

Підпис

54. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до цієї  Інструкції. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності сільського голови та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням сільського голови.

55. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного,  якщо документ оформлений не на бланку, скороченого –на документі, оформленого на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

Улашанівський  сільський голова    підпис                  Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

або

Сільський голова                             підпис                  Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

56.  Документи, призначені для надсилання одному адресату, підпи­су­ються керівниками сільської ради не менше ніж у двох примірниках, після чого складений на бланку перший примірник документа надсилається за призна­ченням, а завізований в установленому порядку другий примірник документа надсилається до відповідної справи номенклатури.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам підписується тільки складений на бланку і завізований в установленому порядку оригінал, який разом із списком розсилки надсилається до відповідної справи номенклатури, а адресатам розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

57. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Сільський голова                             підпис                  Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Начальник фінансового відділу       підпис                  Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

58. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар (якщо таку посаду передбачено положенням про колегіальний орган), наприклад:

Голова комісії                                  підпис                  Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Секретар комісії                               підпис                  Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

59. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім'я  і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням до найменування посади додаються символи «В. о.».

60. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

Візи та гриф погодження

61. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в сільській раді, її структурних підрозділах посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені у проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

62. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

63. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

 Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в сільській раді за місцем їх реєстрації (службі діловодства).

64. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на аркуші погодження або на проекті документа робиться відповідна відмітка:

Головний спеціаліст юридичного відділу

Дата           підпис         Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

65. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає автор документа, виходячи з його змісту.

66. Погодження та підписання проекту документа здійснюється у такому порядку:

проект документа спочатку візується його автором та керівником структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту документа;

проект документа візується заступником сільського голови, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту документа;

  у разі погодження проектів розпоряджень сільського голови, рішень виконавчого комітету, рішень сільської ради, такі проекти візується уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи;

проект підписується сільським головою або посадовою особою, яка має право підписувати документи в межах своїх повноважень.

67. За зміст, рівень підготовки та належне оформлення  документа, що візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

68. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової

особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім'я, прізвище і дату або назву документа,  що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Центральної експертно-перевірної

комісії Укрдержархіву

Дата              №

69. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

70. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому  документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

71. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

72. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи, громадські організації, органи, які здійснюють державний контроль у певній сфері, установи вищого рівня. 

Відбиток печатки

73. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою сільської ради.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається  на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 5).

74. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування сільської ради (без зображення герба), у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

75. Розпорядженням сільського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

76. У сільській раді засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до сільської ради через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з сільською радою, а також під час формування особових справ працівників у сільській раді можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

77. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі  складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію власного імені  і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу

виконавчого комітету

Улашанівської сільської ради              підпис                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадка, передбачених Інструкцією з діловодства, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами цієї Інструкції.

На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу

виконавчого комітету

Улашанівської сільської ради              підпис                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Відбиток печатки служби діловодства

Дата

78. Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування сільської ради (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу.

79. Копії (другі примірники) вихідних документів у паперовій формі, на які текст бланка не відтворюється, повинні бути під­писані тими керівниками сільської ради, які підписали оригінали (перші примірники) цих документів. На копіях вихідних докумен­тів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

У разі відсутності на копії вихідного документа підпису керівника сільської ради, який підписав оригінал документа, вона засвідчується в уста­новленому цією Інструкцією порядку.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

80. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа, наприклад:

Олена Петренко 2 23 29

81. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

82. Відмітка про надходження (реєстрацію) вхідного документа до сільської ради проставляється за допомогою штампа, на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа, встановленого згідно з додатком зразка (додаток 7) Елементами цього реквізиту є: найменування сільської ради, індекс документа, присвоєний під час реєстрації, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 176 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Запис про державну реєстрацію

83. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

У разі подання нормативно-правового акта на держану реєстрацію на першій сторінці нормативно-правового акта для проставляння від­мітки про державну реєстрацію залишається вільне місце (60´100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження (якщо це стосується додатка до нього).

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази)

84. Розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. В сільській раді розпорядження за змістом управлінської дії поділяються на:

розпорядження з основної діяльності;

розпорядження з адміністративно-господарських питань;

розпорядження з кадрових питань;

розпорядження про відпустки;

розпорядження про відрядження.
 

85. Проекти розпоряджень сільського голови з основної діяльності,  адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням сільського голови чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує головний спеціаліст з питань кадрової роботи, на підставі рішень (вказівок) сільського голови організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру,  доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

86. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються головним спеціалістом з питань кадрової роботи, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів розпорядження посадовими особами структурного з питань запобігання та виявлення корупції, керівником бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими зацікавленими установами.

87. Юридичною службою  обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз усі проекти розпоряджень сільського голови.

Проекти наказів керівників структурних підрозділів сільської ради готуються за дорученням їх керівників. Порядок візування визначається керівником відповідного структурного підрозділу з урахуванням вимог, передбачених цією Інструкцією.

88. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

89. Розпорядження підписуються сільським головою, а у разі його відсутності розпорядження підписуються посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

Накази керівників структурних підрозділів сільської ради підписуються керівником структурного підрозділу сільської ради, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки відповідно до розподілу обов’язків.

90. Розпорядження, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

91. Розпорядження (накази) оформлюється на бланку  встановленої форми, відповідно до пункту 21, мають  заголовок, що коротко і точно відображає їх зміст, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).

92. Текст розпорядження (наказу) з основної діяльності та адміністративно-господарських питань  складається з преамбули і розпорядчої частини.

93. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина починається із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина  розпорядження починається із слова «зобов'язую», яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

94. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:

юридичному відділу виконавчого комітету сільської ради;

керівникам структурних підрозділів

старостам

95. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в розпорядженнях не застосовуються.

96. Після набрання чинності розпорядженням внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

97. Розпорядження, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження починається із слів «Про внесення змін до розпорядження...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження починається з пункту:

«1. Внести до розпорядження …такі зміни:» у разі викладення змін у тексті розпоряджання;

«1. Внести до розпорядження  … зміни, що додаються.» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;

«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається».

98. У разі видання розпорядження про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати …» відповідно.

99. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у розпорядженні, покладається на службу діловодства.

100. Для ознайомлення  з розпорядженням укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

101. Розпорядження з кадрових питань оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

102. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених розпорядженнях може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання».

103. У тексті розпоряджень з кадрових питань, як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

104. Розпорядча частина розпорядження з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими – його власне  ім’я та текст розпорядження.

У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

105. У зведених розпорядженнях з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

106. Спільне розпорядження установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення такого документа не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЄМО». Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільного розпорядження повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

107. Порядок підготовки розпорядчих документів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Головному територіальному управлінні юстиції у Хмельницькій області, визначаються законодавством  та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін’юстом.

108. Підписані в установленому порядку розпорядчі документи реєструються у межах календарного року, окремо за видом, змістом управлінської діяльності працівниками служби діловодства, мають окрему порядкову нумерацію у журналах відповідного зразка (додаток 8 ).

Під час реєстрації розпорядчим документам присвоюється  дата їх видання та реєстраційні індекси відповідно до пункту 36  цієї Інструкції.

109. Копії розпоряджень засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії розпорядження установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

Протоколи

110. У протоколах фіксується інформація про хід ведення  засідань сесії сільської ради, засідань виконавчого комітету та засідань інших колегіальних органів, комісій, зборів, робочих груп тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

111. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питання.

112. Протокол оформлюється на бланку протоколу або  на чистому аркуші паперу формату А4 (210х297 міліметрів)  з поздовжнім розташуванням реквізитів.

113. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

114. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

115. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

116. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

117. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

118. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена  голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища, власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань,  що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

119. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

120. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

121. Тексти або тези доповіді  та інформації, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (інформації) додається до протоколу».

122. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвищ та власних імен промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

123. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

124. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

125. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

126. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Документи до засідань колегіальних органів

127. Основні засади діяльності та порядок підготовки і проведення засідань сільської ради визначено Регламентом та відповідним розпорядженням сільського голови. Ця інструкція встановлює порядок підготовки документів до засідань інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів сільської ради – рад, комісій, робочих груп, штабів тощо (далі – колегіальні органи), з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

128. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

Керівники структурних підрозділів сільської ради завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

129. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу,  повинні подаватися, як правило, не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі позачергового проведення засідання – не пізніше ніж за один день. Ці документи включають:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;  погоджені із заінтересованими структурними підрозділами проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект розпорядження сільського голови;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

        інші документи, необхідні для розгляду питань.

130. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.

131. У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

132. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних  структурних підрозділів сільської ради.

133. Секретар колегіального органу або інша особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

134. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними  у пунктах 110-126 цієї Інструкції.

135. Рішення колегіальних органів реалізуються шляхом видання розпоряджень сільського голови, якими вони вводяться в дію.

136. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Службові листи

137. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні.

138. Службовий лист оформлюється на бланку відповідно до додатка 2.

139. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) або особисте звернення (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

140. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у порядку визначеною цією Інструкцією, у службі діловодства.

141. Як правило, у листі порушується одне питання.

142. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини – «сільська рада інформує...», «управління вважає за доцільне».

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – «прошу...», «пропоную...».

143. Службові листи підписуються відповідно до пунктів 54-60 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи та інші документи у разі потреби.

144.Службовий лист у паперовій формі візує працівник, який створив  документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник сільського голови, який координує роботу структурного підрозділу, в якому створено відповідний лист.

Документи про службові відрядження

145. Службові відрядження працівників передбачаються у планах роботи сільської ради.

146. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи установи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я сільського голови, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження (наказу) про відрядження передається адресату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

147. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається окремим нормативно-правовим актом.

148. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного розпорядженням сільського голови, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової та бухгалтерської служб установи відповідно.

149. Обмін електронними документами через СЕВ ОВВ здійсню­ється з дотриманням вимог до встановлених форматів даних.

Обмін документами поза СЕВ ОВВ допускається щодо документів, до яких можуть бути застосовані обґрунтовані підстави, визначені пунктом 2 цієї Інструкції, а також з установами, організаціями, підприємст­вами, які не є користувачами системи взаємодії.

150. Користувачі СЕВ ОВВ відповідають за повноту та достовір­ність інформації, внесеної ними до системи.

Приймання вхідних електронних документів

151. Електронні документи, що надходять до сільської ради через СЕВ ОВВ, офіційну службову електронну пошту приймаються службою діловодства.

152. Електронний документ, що завантажився із СЕВ ОВВ до                       веб-модуля системи, вважається доставленим адресату.

153. Попередній розгляд електронного документа здійснюється службою діловодства.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом сільської ради або надси­лання до структурного підрозділу або структурних підрозділів (у разі їх підключення до СЕВ ОВВ) відповідно до функціонального розподілу обов’язків, Регламенту;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацю­вання).

154. Попередній розгляд електронних документів здійснюється в день надходження (доставки) або не пізніше 10 годин наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Акти та доручення Президента, Прем’єр міністра України, Голови Верховної Ради України розглядаються першочергово.

155. За результатами попереднього розгляду отриманий через СЕВ ОВВ електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 2 цієї Інструкції) або оформлено з порушенням вимог пункту 156 цієї Інструкції;

електронний документ надійшов не за адресою;

електронний документ надійшов повторно;

заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований елек­тронний підпис підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатки установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;

пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»;

відсутня кваліфікована електронна позначка часу;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

Підписання електронного документа

156. Сільський голова, заступники сільського голови, секретар сільської ради, керуючий справами сільської ради є підписувачами електронних документів.

Реквізит підписувача електронних документів оформляється відповідно до вимог пункту 55 цієї Інструкції.

Надсилання вихідних електронних документів

157. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ їх адре­сатам здійснюється шляхом їх заван­таження у систему одразу після їх реєстрації.

Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний до­кумент, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цієї Інструкції або який оформлено з порушенням вимог цієї Інструкції.

158. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.

У разі ненадходження відправнику протягом шести годин з моменту від­правки електронного документа електронного повідомлення про доставку цього документа адресату вважається, що такий документ адресатом не одержано. У такому випадку працівник служби діловодства вживає усіх мож­ливих заходів до забезпечення одержання адресатом відповідного документа в електронній формі.

У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмо­ву у реєстрації електронного документа службою діловодства вживаються за­ходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, що визначені у пункті  155 цієї Інструкції, вважається свідомим порушенням.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

Журнал обміну електронних документів

159. Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі СЕВ ОВВ, який форму­ється із переліку записів про проходження примірників електрон­них докумен­тів через систему взаємодії.

160. Електронні повідомлення про вхідні та вихідні документи  автоматично вносяться до журналу обмі­ну та додаються до відповідних записів про проходження елек­тронних документів через СЕВ ОВВ та реєстраційно-моніторин­гових карток відповідних електронних документів.

Електронні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуа­лізації.

Особливості електронної взаємодії без

застосування СЕВ ОВВ

161. Інформаційний обмін між структурними під­розділами сільської ради, органами місцевого самоврядування, іншими установами здійсню­ється з використанням службової електронної пошти.

162. Інформаційний обмін здійснюється з метою:

надсилання листів, інформацій тощо;

доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та ін­формацію, про роботу відповідних структурних підрозділів;

інформування про прийняті сільським головою розпорядчі доку­менти;

з’ясування стану опрацювання структурними підрозділами сільської ради документів, що надійшли на їх розгляд.

163. Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.

164. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допуска­ється щодо інформації з обмеженим доступом.

165. Проекти електронних документів можуть складатися як за допо­могою комп’ютерної техніки, наявної в сільській раді.

166. Документи у паперовому та електронному вигляді мають бути іден­тичними, доопрацьованими з урахуванням усіх пропозицій і зауважень, вне­сених до проектів цих документів під час їх візування чи погодження. Від­повідальність за ідентичність таких документів покладається на укла­дачів їх проектів.

167. Офіційним електронним оригі­налом документа вважається елек­трон­ний файл за місцем реєстрації до­кумента. У разі потреби можливе користу­вання таким файлом користувачами офіційного веб-сайту сільської ради без права редагуван­ня. При необхідності редагування електрон­них файлів може здійснюватися в уста­новленому порядку лише за місцем реєстрації документа з дозволу керів­ника сільської ради, який підписав до­кумент.

168. Розсилання електронних документів здійснюється після їх підпи­сання і реєстрації службою діловодства шляхом надсилання адресатам у встановленому порядку електронних копій службовою електронною поштою.

Надіслані службовою електронною поштою офіційні документи сільської ради (постійного зберігання) дублюються шляхом надсилання від­повідним абонентам копій таких документів на паперовому носієві.

169. Приймання-передача офіційної інформації в електронній формі (електронний документ або електронна сканована копія паперового документа) засобами електронного зв’язку здійснюється через працівника служби діловодства сільської ради.

Приймання-передача оперативної інформації з питань компетенції структурних підрозділів здійснюється службою діловодства сільської ради.

Інформація, яку необхідно передати засобами електронного зв’яз­ку, готується відповідними структурними підрозділами сільської ради в електронному вигляді і передається до служби діловодства на електронних носіях. Файли готуються у форматах пакету програм Office чи PDF.

170. Інформація підписується головою, заступниками сільського голови , секретарем сільської  ради,  керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків. Її передача здійсню­ється за погодженням із поса­довою особою, яка підписала документ, або керуючим справами. Документ або його другий примірник на паперовому носієві подається до служби діловодства. За достовірність та правильність поданої інформації несе відпо­відальність особа чи структурний підрозділ, який її підготував.

171. При надходженні інформації на офіційну електронну адресу сільської ради з централь­них органів влади, установ вищого рівня та від інших абонентів працівник служби діловодства проводить попе­редній розгляд інформації і в день надходження передає її на паперовому но­сієві іншому працівнику служби діловодства для подальшого опрацю­вання у встановленому цією Інструкцією порядку.

У разі наявності додатків у великому обсязі працівник служби діловодства робить відповідну відмітку на паперовій копії супровідного листа.

У випадку, коли електронне повідомлення стосується конкретного струк­турного підрозділу сільської ради, працівник служби діловодства пересилає його на електронну адресу цього структурного підрозділу.

ІV. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

172. Документи проходять і опрацьовуються в сільській раді на єдиних організаційних і правових засадах організації документообігу, визначеною цією Інструкцією.

173. Для документів застосовуються засади документообігу з урахуванням таких вимог:

проходження документів в сільській раді найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

174. Облік обсягу документообігу, що стосується вхідних, вихідних, окремих внутрішніх, розпорядчих документів, здійснюється журналами і за допомогою системи електронного документообігу (у разі запровадження).

175. У разі потреби підсумкові дані обліку документообігу подаються в табличній формі (додаток 20).

Приймання та первинне опрацювання документів,

 що надходять до сільської ради

176. Доставка документів до сільської ради може здійснюватися через СЕВ ОВВ, з використанням засобів  електрозв’язку, з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: факсограми, електронні повідомлення (документи в електронній формі без електронного цифрового підпису або у сканованій формі), телефонограми.

177. Усі документи, що надходять до сільської ради, приймаються централізовано службою діловодства.

У службі діловодства розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

 У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У сільській раді документи, що надійшли через СЕВ ОВВ, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного варіанту.

178. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або  коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення  документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності або  нецілісності вкладень,  пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.

179. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою.

Попередній розгляд документів

180. Усі документи, що надійшли до сільської ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду у службі діловодства.

Попередній розгляд документів, отриманих фельд’єгерською службою та інших документів, які передаються на розгляд сільського голови, здійснюється керівником служби діловодства.

181. Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом сільської ради або передачі після реєстрації до структурного підрозділу  або структурних підрозділів відповідно до компетенції;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

182. На стадії  попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 6.

Реєстрація документів

183.  Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства  із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

У веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії.

У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається цією Інструкцією.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

184. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.

Структурні підрозділи сільської ради реєструють створені ними доповідні та службові записки.

185. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.

186. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

187. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

розпорядження з основної діяльності;

розпорядження з адміністративно-господарських питань;

розпорядження з кадрових питань;

розпорядження про відпустки;

розпорядження про відрядження;

рішення виконавчого комітету;

рішення сільської ради;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

В сільській раді реєструються також договори, у тому числі договори господарського характеру, угоди тощо - працівником юридичної служби у відповідному журналі (додаток 19).

188. Для реєстрації документів до моменту переходу на використання системи електронного діловодства в сільській раді застосовується журнальна форма реєстрації документів (додатки 9, 10).

189. У разі застосування системи електронного діловодства формується єдина централізована база реєстраційних даних сільської ради, що забезпечить працівників інформацією про всі документи сільської ради та їх місцезнаходження.

Перевірка кваліфікованого електронного підпису

190. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749.

191. В сільській раді застосо­вується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного пере­ліку кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

192. Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Кваліфікована електронна печатка

193. Електронні документи, які створюються в сільській раді, засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою відповідно до актів законо­давства.

194. Розпорядженням сільського голови визна­чаються упо­вноважені посадові особи, відповідальні за застосування кваліфікованої елек­тронної печатки.

Кількість кваліфікованих електронних печаток, що використовуються сільською радою, не обмежується.

Служба діловодства має право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

Відповідальність за використання засобів кваліфікованого електронного підпису, у тому числі кваліфікованої електронної печатки, відповідно до вимог цієї Інструкції, несуть працівники, які їх застосовують відповідно до посадових інструкцій.

Організація передачі документів та їх виконання

195. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції сільському голові і структурним підрозділам.

196. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва сільської ради в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

197. Документи, розглянуті керівництвом сільської ради, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

198. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

199. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в журналі реєстрації вхідних документів (реєстраційно-моніторинговій картці) із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

200. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в журналі реєстрації вхідних документів (реєстраційно-моніторинговій картці). Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

201. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).

202. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції сільського голови, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

203. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) сільському голові, а у деяких випадках — керівникові структурного підрозділу.

204. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику, працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

205. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

206. Працівник, відповідальний за виконання документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

Організація контролю за виконанням документів

207. Моніторинг виконання документів є складовою системи контролю в сільській раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною. Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

208. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

209. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції сільського голови.

210. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 11.

Індивідуальні строки встановлюються сільським головою.

211. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в сільській раді.

212. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

213. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

214. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

215. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається за сім днів до закінчення встановленого строку.

216.Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівника установи.

217. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами.

218. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

219. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця.

220. За запитом структурного підрозділу служба діловодства надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

221. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається сільському голові (додаток 12).

Інформаційно-довідкова робота з документами

222. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляється номенклатура справ.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

223. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

224. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

225.  Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

226. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

227. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах сільської ради.

228. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

229. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

230. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

231. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

232. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

233. Години прийому службою діловодства вихідних документів, інших поштових відправлень від виконавців визначаються цією Інструкцією та режимом роботи сільської ради.

V. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ

Складення номенклатури справ

234. Номенклатура справ – це систематизований за певними ознаками перелік назв (заголовків) справ, створюваних у діловодстві сільської ради у процесі реалізації нею своїх повноважень, із зазначенням стро­ків зберігання відповідних справ.

235. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення в сільській раді та її структурних підрозділах єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

236. В сільській раді складається номенклатура справ струк­турних підрозділів і зведена номенклатура справ сільської ради (додатки 13, 14).

Номенклатура справ структурного підрозділу сільської ради  розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою осо­бою, відповідальною у цьому підрозділі за діловодство, обов’язково погод­жується з відповідальною особою за архівний підрозділ сільської ради і під­писується керівником структурного підрозділу сільської ради.

Зведена номенклатура справ сільської ради  складається службою діловодства на ос­нові номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архів­ним підрозділом сільської ради та архівним відділом Славутської районної державної адміністрації.

237. Номенклатура справ сільської ради складається за структурним принципом. Першим її розділом є розділ «Керів­ництво сільської ради», далі до номен­клатури окремими розділами включаються справи інших структурних підрозділів сільської ради.

238. Зведена номенклатура справ сільської ради схва­люється комісією з проведення експертизи цінності документів сільської ради (далі – ЕК) та погоджується експертно-перевірною комі­сією Державного архіву області (далі – ЕПК) один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи, після чого затверджу­ється  сільським головою.

239. Зведена номенклатура справ сільської ради складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом області:

перший примірник зведеної номенклатури справ (недоторканний) – зберігається у справі у службі діловодства;

другий – використовується як робочий;

третій – надається до архівного підрозділу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

четвертий – надсилається до архівного відділу Славутської районної державної адміністрації.

240. Зведена номенклатура справ сільської ради щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується і уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

241. До номенклатури справ структурного підрозділу і до зведеної но­менклатури справ сільської ради включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи сільської ради, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо.

До номенклатури справ вносяться також назви справ (за наявності таких), що ведуться лише в електронній формі.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

242. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи струк­турного підрозділу сільської ради складається з індексу структурного підрозділу та  порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 04-11, де 04 – індекс структурного підрозділу, 11 – порядковий номер справи у цьому підрозділі.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відобра­жати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зво­ротів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (най­менування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли до­кументи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діло­водства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персо­нальна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не по­в’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «до­кументи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про вивчення стану діло­водства у структурних підрозділах сільської ради».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпоряд­чого документа сільської ради.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань сесії Улашанівської сільської ради».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Департаментом фінансів Хмельницької обласної державної адміністрації про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, одно­рід­ними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічують, а зазна­ча­ється їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з сільськими радами з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазна­чається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів сільської ради на І квар­тал 2019 року.

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2018 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється за­гальний заголовок справи, а потім, у разі потреби, – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важ­ливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

У графі 5 «Робочі позначки» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу чи інших уста­нов для їх продовження тощо.

243. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

244. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

245. Справи в сільській раді формуються у структурних підрозділах.

246. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного та тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

247. Документи групуються у справи у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

248. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

249. Розпорядження сільського голови з основної діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань групуються у різні справи.

250. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, копії рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, робочі плани, склад робочих груп, список запрошених тощо).

251. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засі­дання.

252. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх ви­конанням, групуються у справи за напрямами діяльності сільської ради або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

253. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

254. Листування групується за змістом і систематизується у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщу­ється за документом-запитом.

255. Особові справи державних службовців формуються у порядку, визначеному Нацдержслужбою.

256. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

Зберігання документів в сільській раді

257. Документи з часу створення (надходження) і до передачі в архівний підрозділ сільської ради зберігаються за місцем їх створення.

Розпорядчі документи (у тому числі нормативно-правові акти) та документи щодо їх розроблення, зберігаються за місцем їх реєстрації.

Керівники структурних підрозділів та працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберіган­ня документів і справ.

258. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності роз­шуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

259.  Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами (у разі наявності) за­сідань колегіального органу зберігаються у секретаря цього органу або у службі діловодства. На стрічці і коробці ро­биться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу, працівники служби діловодства несуть відповідальність за їх зберігання.

260. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника служби діловодства, іншим установам – з письмового дозволу сільського голови.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць, про що зазначається у журналі реєстрації видачі документів з архівного підрозділу сільської ради (додаток 15).

261. Вилучення документів зі справи постійного зберігання заборо­няється. У виняткових  випадках вилучення документів допускається з до­зволу сільського голови з обов’яз­ковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

У разі звернення до сільської ради уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду за дорученням сільського голови сільської ради складається акт (протокол) про вилучення документів у двох примірниках, перший з яких залишається у службі діловодства, а другий передається уповноваженій особі.

262. Методична допомога у складанні номенклатури справ, методичне керівництво та нагляд за формуванням справ в сільській раді здійснюється відповідальним за архівний підрозділ сільської ради. 

                             Експертиза цінності документів

263. Експертиза цінності документів полягає у всебічному вивченні їх з метою віднесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного фонду.

264. Для організації та проведення експертизи цінності документів в сільській раді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Експертиза цінності документів у структурних підрозділах сільської ради здій­снюється щороку їх керівниками та відповідальними за ве­дення діловодства особами в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

265. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архівного підрозділу, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

266. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, номенклатури справ сільської ради шляхом перегляду кож­ного аркуша справи.

267. За результатами експертизи цінності документів складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 16).

268. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) збері­гання та з кадрових питань (особового складу) і акт про вилучення для зни­щення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розгля­даються ЕК сільської ради одночасно. Такі акти ра­зом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) по­даються в установленому порядку на розгляд ЕПК Державного архіву об­ласті. Погоджені акти затверджуються сільським головою, після чого до­кументи знищуються.

269. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи сільської ради. Найменування структурних під­розділів зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

270. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та роз­криття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх система­тизації у межах архівного фонду.

271. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та три­валого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’яз­ково.

272. Описи справ структурного підрозділу сільської ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадо­вою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за мето­дичної допомоги відповідального за ведення архівного підрозділу сільської ради.

273. Номер опису справ структурного підрозділу сільської ради  повинен складатися з цифрового індексу структурного підроз­ділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) збері­гання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з індексом 7, що розпочаті у 2018 році, матимуть такі номери: 7 П – 2018; 7 Т – 2018; 7 ОС – 2018.

274. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позна­чаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній  новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю); графа опису «Робочі позначки» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим струк­турним підрозділам сільської ради або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

275. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: «До­кументи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».

276. Опис справ складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами в архівний підрозділ сільської ради, а другий зали­шається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

277. На основі описів справ структурних підрозділів відповідальний за ведення архівного підрозділу сільської ради готує зведені описи справ сільської ради постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

278. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Три при­мірника затвердженого опису справ подаються архівному відділу Славутської районної державної адміністрації.

279. Обов’язковому опису підлягають документи постійного та трива­лого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також обов’язковою є передача документів постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу сільської ради у встановлені законодавством строки.

Оформлення справ

280. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) збері­гання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та форму­вання справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкла­динки справи.

281. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не під­шиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкла­динки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

282. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточ­нення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту під­шитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звіт­ності тощо).

283. Дата на обкладинці повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за … роки».

284. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (части­ни). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним опи­сом і, за погодженням з відповідальним за архівний підрозділ служби діловодства, но­мер опису і фонду.

285. У разі зміни назви сільської ради, структурних підрозділів протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нове найменування сільської ради (структур­ного під­розділу), а попереднє береться в дужки.

286. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архівного підрозділу

сільської ради

287. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кад­рових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного підрозділу сільської ради в упорядкованому стані для по­дальшого зберігання та користування.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної ро­боти, відповідальний за архівний підрозділ оформляє видачу справ на строк до трьох місяців.

288. Приймання-передача кожної справи здійснюється відповідальним за архівний підрозділ у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упо­рядковані та оформлені справи. Справи постій­ного та тривалого (понад 10 ро­ків) зберігання передаються до архівного підрозділу за описами. У кінці кожного примірника опису відповідальний за архівний підрозділ розпи­сується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повер­тається структурному підрозділу, усі інші зали­шаються у відповідального за архівний підрозділ.

Справи, які передаються до архівного підрозділу, повинні бути зв’язані належним чином.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися за номенклатурою справ. 

289. Зберігання та передачу архівних документів, що належать до Націо­нального архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі сільської ради для постійного зберігання до архівного відділу Славутської районної державної адміністрації чи Державного архіву області (в окремих випадках) забезпечує служба діловодства.

290. З метою надання документам юридичної повноцінності, засвід­чення достовірності та справжності документів у сільській раді використовуються печатка із зображенням Державного Герба України (гербова) та без зображення Державного Герба України (проста). Для забезпе­чення реєстрації документів, відміток про контроль за виконанням використовуються відповідні штампи.

Облік наявних у сільській раді печаток і штам­пів, їх  передача у разі потреби однією посадовою особою іншій здійснюється в журналі встановленої згідно з додатком 18 форми, що зберігається у струк­турному підрозділі.

291. Сільська рада має гербову печатку.

Основною печаткою сільської ради  є печатка діамет­ром 40 міліметрів із найменуванням сільської ради та зображенням Державного Герба України, яка виготовлена відповідно до поста­нови Кабінету Міністрів України від 23 серпня 1995 року № 672.

292. Гербова печатка сільської ради зберіга­ється у керуючого справами в умовах, що забезпе­чують її надійне зберігання та законність користування нею, за що несе відповідальність керуючий справами або особа, яка його тимчасово замі­нює.

293. Відповідальність за створення належних умов зберігання та кон­троль за законним користуванням гербовою печаткою сільської ради несуть голова та керуючий справами.

294. Гербовою печаткою сільської ради за­свідчуються підписи голови сільської ради на оригіна­лах розпоряджень, протоколів за­сідань; підписані головою сільської ради, секретарем ради, заступниками сільського голови,  керуючого справами,  інші документи, що засвідчують права гро­мадян і юри­дичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і прове­дення операцій з матеріальними цін­ностями, а також підписи керівників сільської ради на по­ложеннях (статутах), договорах, довіреностях та в інших випадках, перед­ба­чених чинними нормативно-правовими актами.

Гербовою печаткою сільської ради засвідчу­­ються службові посвідчення посадових осіб, що призначаються головою, керуючого справами сільської ради, бланки Почесної грамоти, Подяки сільської ради, а також у необхідних ви­падках інші документи.

295. Старости  сіл мають свою гербову номерну печатку та  несуть відповідальність за створення належних умов її зберігання та контроль за її законним користуванням.

296. В сільській раді використовуються також печатки служби діловодства,  кутовий та інші штампи, необхідні в роботі з документами.

297. Печаткою служби діловодства засвідчуються копії розпоряджень го­лови сільської ради, протоколів засідань, довідки, а також інші документи.

Кутовий штамп та інші штампи викори­стовуються для оформлення, реєстрації і розсилання документів сільської ради. Відповідальність за зберігання і законність користу­вання цими печатками і штампами несуть працівники служби діловодства відповідно до визначених у посадових інструкціях обов’язків.

Печатки і штампи, які використовуються в інших структурних під­розділах сільської ради, зберігаються у цих підрозділах, керів­ники яких несуть відповідальність за їх зберігання та користування ними.

298. Виготовлення гербової та простої печаток, кутових та інших штам­пів здійснюється в установленому законодавством порядку фінансовим відділом сільської ради.

299. Печатки і штампи зберігаються в металевих шафах (сейфах), об­ладнаних надійними замками. Гербові та інші печатки і кутовий штамп поза їх місцем зберігання можуть знаходитися лише під час користування ними.

Начальник загального відділу                     Любов КИТЮШКО-ШАТКОВСЬКА    

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами – для назви  виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) – для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 – для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;

1,5-3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).  

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів – для власного ім’я та прізвища реквізиту «Підпис»;

100 міліметрів – для реквізиту «Гриф затвердження»;

90 міліметрів – для реквізиту «Адресат»;

10 міліметрів для абзаців у тексті;

0 міліметрів:

для слів: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»;

Продовження додатка 1

для реквізитів: «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток», реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточ­ного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх у документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

Додаток 2

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 21)

1. ЗРАЗОК ЗАГАЛЬНОГО БЛАНКУ ДЛЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

(без зазначення на бланку назви виду документа)

{Формат А4 (210´297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

УКРАЇНА

 УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

СЛАВУТСЬКОГО РАЙОНУ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул.Перемоги, 4, с.Улашанівка, Славутського району, Хмельницької області, 30070,

тел.51-749 E-mail:04405064@ mail.gov.ua Код ЄДРПОУ 04405064

№   __________    від  ________________                    на №   _________ від  ________________

2. ЗРАЗОК ЗАГАЛЬНОГО БЛАНКУ ДЛЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

(без зазначення на бланку назви виду документа)

{Формат А5 (210´148) з кутовим центрованим розташуванням реквізитів}

Додаток 3

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 21)

3. ЗРАЗКИ БЛАНКІВ КОНКРЕТНОГО ВИДУ ДОКУМЕНТА

(із зазначенням на бланку назви виду документа)

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

3.1.  Бланк розпорядження сільського голови

УКРАЇНА

УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

СЛАВУТСЬКОГО РАЙОНУ

 ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

3.2.  Бланк рішення сільської ради

УКРАЇНА

УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

СЛАВУТСЬКОГО РАЙОНУ

 ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

РІШЕННЯ

___________ сесії  ___ скликання

3.3. Бланк рішення виконавчого комітету сільської ради

УКРАЇНА

УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

СЛАВУТСЬКОГО РАЙОНУ

 ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

3.4. Бланк для довідок

УКРАЇНА

 УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

СЛАВУТСЬКОГО РАЙОНУ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул.Перемоги,4, с.Улашанівка, Славутського району, Хмельницької області , 30070,

тел.51-749, E-mail:04405064@ mail.gov.ua Код ЄДРПОУ 04405064

№   ________________     від  ________________

ДОВІДКА

Додаток 4

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 40)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що дозволяється затверджувати проставлянням
грифа затвердження посадової особи

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, спо­руд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів зі строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; роз­поділу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-кому­нальним господарством від капітального ремонту; науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Розцінки на виконання робіт.

12. Статути (положення) установ.

13. Структура установи.

                                     Додаток 5

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

                                                                                              (пункт 73)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою установи у разі їх створення в електронній формі

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилу­чення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсила­ються до Вищої атестаційної комісії України.

3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробіт­ництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, бан­ківські, пенсійні, платіжні.

7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будів­ництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здій­снювати фінансово-господарські операції.

11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та ос­воєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

Продовження додатка 5

12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про пре­міювання).

14. Протоколи (погодження планів поставок).

15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

16. Специфікації (виробів, продукції тощо).

17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

18. Статути установ.

19. Титульні списки.

20. Трудові книжки.

21. Розпорядчі документи (оригінали).

22. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

23. Інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством та підзаконними нормативно-правовими актами. 

                                              Додаток 6

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 155)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

__________
* У разі відсутності в сільській раді відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за розпорядженням сільського голови.

                                                                                 Додаток 7

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

                                                                                 (пункт 82)

ШТАМП

сільської ради для реєстрації вхідних документів

(50´28 мм)

                                                                                 Додаток 8

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

                                                                                              (пункт 108)

ЖУРНАЛ

 реєстрації розпоряджень

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

ЖУРНАЛ 

реєстрації наказів

{Формат А4 (210х297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

                                                                                 Додаток 9

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 188)

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів*

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

_______________

* У разі потреби журнал може змінюватися та доповнюватися додатковими графами.

                                                                                 Додаток 10

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

                                                                                              (пункт 188)

ЖУРНАЛ

реєстрації документів, створених сільською радою*

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

_______________

* У разі потреби журнал може змінюватися та доповнюватися додатковими графам                                                                         

                                                                                              Додаток 11

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 210)

                                                                       СТРОКИ

виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит або звернення:

народного депутата України – згідно з вимогами Закону України «Про статус народного депутата України»;

депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – протягом 15 днів з дня його надходження;

депутата місцевої ради – протягом 10 днів з дня його надходження або у встановлений відповідною радою строк.

3. Запит народного депутата України, що надсилається Кабінетом Міністрів України, – протягом 10 днів з дня їх реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Звернення народного депутата України, що надсилається Кабінетом Міністрів України, – протягом 5 днів з дня їх реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

4. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.

Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

5. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нор­ма­тивно-правових актів – протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.

6. Погодження проектів актів заінтересованими органами – у строк, установлений їх розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднан­ня громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію – протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

8. Розпорядження, протокольні рішення, доручення, протокольні доручення голів облдержадміністрації та райдержадміністрації – у 30-денний термін з дня підписання, якщо інше не визначено в документі.  

9. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30 календарних днів.  

Продовження додатка 11

10. Документи з терміном «Постійно» – щокварталу, або щопівроку, або що­року.

                                                                                               Додаток 12

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

 (пункт 221)

ІНФОРМАЦІЯ 
про стан виконання завдань на _____________20____

Начальник загального відділу   _______________            ______________________                                                           (підпис)                               (власне ім’я, прізвище)

_____________20__р.

__________

*У разі потреби форма журналу може змінюватись і доповнюватись іншими графами.

                                                                                              Додаток 13

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

                                                                                              (пункт 236)

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

структурного підрозділу виконавчого комітету сільської ради

{Формат А4 (210´297) з книжковим розташуванням тексту}

УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № ____________

за __________рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від ___._________20___ № ______
 

Підсумковий запис

   СКЛАДЕНО:

   ЗАТВЕРДЖУЮ:

   ПОГОДЖЕНО:

                                                                                               Додаток 14

до Інструкції з діловодства в Улашанівській сільській раді та її виконавчому комітеті

(пункт 236)

ФОРМА зведеної НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

виконавчого комітету сільської ради

{Формат А4 (210´297) з книжковим розташуванням тексту}

УЛАШАНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗА _______ рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від ____._________20___ № _______

Протокол засідання експертно-перевірочної комісії Державного архіву області _____ . ______20____  № ____

Підсумковий запис